Ka\u017cdy z pracodawc\u00f3w zobowi\u0105zany jest systematycznie prowadzi\u0107 dokumentacj\u0119 dotycz\u0105c\u0105 spraw zwi\u0105zanych ze stosunkiem pracy, w\u0142\u0105czaj\u0105c w to akta pracownika. Obostrzenia te s\u0105 opisane w szeregu r\u00f3\u017cnych dokument\u00f3w \u2013 kodeksie pracy, ustawie o aktach osobowych oraz akcie wykonawczym ministra pracy i polityki socjalnej. Od 25 maja 2018 roku przedsi\u0119biorc\u00f3w obowi\u0105zuje RODO okre\u015blaj\u0105ce warunki prawid\u0142owego przetwarzania danych osobowych (a wi\u0119c tak\u017ce i dokument\u00f3w je zawieraj\u0105cych), a od 1 stycznia 2019 roku przedsi\u0119biorc\u00f3w obejmuj\u0105 nowe rozwi\u0105zania prawne w kwestii odpowiedniego przechowywania akt. Jak w tym wszystkim si\u0119 odnale\u017a\u0107? Przygotowali\u015bmy dla Was kr\u00f3tki przewodnik, dzi\u0119ki kt\u00f3remu b\u0119dziecie wiedzie\u0107, kiedy i jak pozby\u0107 si\u0119 niepotrzebnych dokument\u00f3w.<\/b><\/p>\n

Jak d\u0142ugo przechowywa\u0107 dokumenty?<\/b><\/h2>\n

Gromadz\u0105c <\/span>dokumentacj\u0119, trzeba zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 na to, do jakiego typu nale\u017cy. Z<\/span>asadniczo mamy do czynienia z <\/span>trzema rodzajami dokument\u00f3w<\/b>: ksi\u0119gowymi, kadrowo-p\u0142acowymi i medycznymi. Ka\u017cdy z nich ma nieco inny okres przechowywania.<\/span><\/p>\n

\n
1. Dokumentacja ksi\u0119gowa<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

   Wi\u0119ksza cz\u0119\u015b\u0107 <\/span>dokument\u00f3w ksi\u0119gowych<\/b>, w tym ksi\u0119gi rachunkowe, karty wynagrodze\u0144 pracownik\u00f3w oraz faktury VAT powinny by\u0107 przechowywane przez okres lat pi\u0119ciu. Je\u015bli chodzi o dokumentacj\u0119 zwi\u0105zan\u0105 z reklamacjami albo r\u0119kojmi\u0105 \u2013 powinna ona by\u0107 przechowywana przez minimum rok po rozpatrzeniu reklamacji lub zako\u0144czeniu r\u0119kojmi.<\/span><\/p>\n

   \n
   • Dokumentacja kadrowo-p\u0142acowa<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n

     Ten typ dokument\u00f3w posiada o wiele d\u0142u\u017csze okresy przechowywania. Listy p\u0142ac i wynagrodze\u0144, kt\u00f3re decyduj\u0105 o \u015bwiadczeniach emerytalnych i rentowych, jak r\u00f3wnie\u017c akta osobowe, karty personalne i wykazy imienne musz\u0105 by\u0107 przechowywane przez 50 lat lub \u2013 je\u015bli pracownik rozpocz\u0105\u0142 prac\u0119 w 2019 roku \u2013 przez 10 lat. Regulaminy pracy, siatki p\u0142ac, dochod\u00f3w i stawek oraz dokumentacja wypadk\u00f3w inwalidzkich nale\u017cy przechowywa\u0107 przez 25 lat, natomiast listy obecno\u015bci i druki urlopowe \u2013 2 lata.<\/span><\/p>\n

     \n
     • Dokumentacja medyczna<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n

       Historie choroby i wyniki bada\u0144 powinny by\u0107 magazynowane przez 20 lat, natomiast zwolnienia lekarskie oraz skierowania na badania przez okres 5 lat.<\/span><\/p>\n

       Pomimo r\u00f3\u017cnych termin\u00f3w przechowywania akt <\/span>najwa\u017cniejsze jest to, aby dost\u0119p do nich, niezale\u017cnie od rodzaju, by\u0142 \u0142atwy i przejrzysty<\/b> na wypadek kontroli. Powinny one by\u0107 odpowiednio uporz\u0105dkowane i chronione przed szkodliwym wp\u0142ywem czynnik\u00f3w zewn\u0119trznych, inaczej mog\u0105 grozi\u0107 Ci dotkliwe kary pieni\u0119\u017cne za zgubienie b\u0105d\u017a zniszczenie akt pracowniczych czy innych dokument\u00f3w finansowych.<\/span><\/p>\n

       Niszczenie dokumentacji<\/b><\/h2>\n

       Po up\u0142yni\u0119ciu czasu przetrzymywania dokument\u00f3w w firmowym archiwum, akta nale\u017cy zniszczy\u0107 w odpowiedni spos\u00f3b. <\/span>Nigdy nie mo\u017cna ich po prostu wyrzuca\u0107 do kosza<\/b>! Dokumentacja powinna by\u0107 zutylizowana w taki spos\u00f3b, aby niemo\u017cliwe by\u0142o ponowne dotarcie do jej tre\u015bci, przede wszystkim za\u015b, \u017ceby niemo\u017cliwe by\u0142o przetworzenie danych osobowych \u2013 RODO!). Cho\u0107 nie ma osobnej ustawy, kt\u00f3ra regulowa\u0142aby kwesti\u0119 poprawnego niszczenia dokument\u00f3w, w Polsce jako obowi\u0105zuj\u0105c\u0105 przy utylizacji akt przyj\u0119to <\/span>zagraniczn\u0105 norm\u0119 <\/span>DIN 66399<\/b>. \u015aci\u015ble okre\u015bla ona wielko\u015bci \u015bcink\u00f3w powsta\u0142ych w procesie <\/span>utylizacji<\/b>. Aby trwale pozby\u0107 si\u0119 zalegaj\u0105cych akt, mo\u017cna pr\u00f3bowa\u0107 niszczy\u0107 je samodzielnie przy pomocy <\/span>niszczarki <\/b>albo zda\u0107 si\u0119 na nas!<\/span><\/p>\n

       Oferta ESSI<\/b><\/h3>\n

       Jeste\u015bmy firm\u0105, kt\u00f3ra szybko, sprawnie i w profesjonalny spos\u00f3b <\/span>niszczy dokumentacj\u0119<\/b> i <\/span>utylizuje no\u015bniki danych<\/b>. Wszystko w my\u015bl <\/span>RODO <\/b>i obowi\u0105zuj\u0105cych przepis\u00f3w. W naszej szerokiej ofercie z pewno\u015bci\u0105 znajdziesz co\u015b dla siebie. Dla os\u00f3b, kt\u00f3re jeszcze nie korzysta\u0142y z oferty naszej firmy, polecamy opcj\u0119 <\/span>mobilnego niszczenia dokument\u00f3w<\/b> \u2013 wystarczy, \u017ce przygotujesz akta, a my po nie przyjedziemy i zutylizujemy je w profesjonalnej niszczarni. Dla przedsi\u0119biorc\u00f3w, kt\u00f3rzy chcieliby cyklicznie pozbywa\u0107 si\u0119 niepotrzebnych papier\u00f3w, oferujemy specjalne <\/span>szafki RODO <\/b>i <\/span>pojemniki na dokumenty<\/b><\/a>, w kt\u00f3rych mog\u0105 sk\u0142adowa\u0107 wszystkie akta przeznaczone do zniszczenia. Ch\u0119tnie podejmiemy si\u0119 r\u00f3wnie\u017c <\/span>niszczenia no\u015bnik\u00f3w danych<\/b> \u2013 posiadamy do tego specjalne urz\u0105dzenia. Nie jeste\u015b przekonany? Zadzwo\u0144 do nas, a my dobierzemy us\u0142ug\u0119 odpowiadaj\u0105c\u0105 Twoim potrzebom!\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

       Ka\u017cdy z pracodawc\u00f3w zobowi\u0105zany jest systematycznie prowadzi\u0107 dokumentacj\u0119 dotycz\u0105c\u0105 spraw zwi\u0105zanych ze stosunkiem pracy, w\u0142\u0105czaj\u0105c w to akta pracownika. Obostrzenia te s\u0105 opisane w szeregu r\u00f3\u017cnych dokument\u00f3w \u2013 kodeksie pracy, ustawie o aktach osobowych oraz akcie wykonawczym ministra pracy i polityki socjalnej. Od 25 maja 2018 roku przedsi\u0119biorc\u00f3w obowi\u0105zuje RODO okre\u015blaj\u0105ce warunki prawid\u0142owego przetwarzania danych […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1177,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[25],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1646"}],"collection":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1646"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1646\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1647,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1646\/revisions\/1647"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1177"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1646"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1646"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1646"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}