Poradnik: jak skutecznie zabezpieczyć się przed utratą istotnych danych?

Nie wyrzucaj – niszcz!

W pobliżu Twojego biurka stoi ogromny kosz na śmieci? Fantastycznie. Na pewno sprawdzi się do gromadzenia tego, do czego został stworzony – odpadków. Dokumenty zawierające poufne dane to nie śmieci, które można zwinąć w kulkę i wrzucić do kosza. To samo dotyczy pendrive’ów, płyt CD/DVD, przenośnych dysków twardych. Dokumenty papierowe zawierające wrażliwe informacje przed wyrzuceniem powinny przynajmniej zostać pocięte na bardzo małe kawałeczki. Nośniki danych najlepiej zniszczyć mechanicznie. Samodzielne próby utylizowania dokumentacji mogą jednak skończyć się fiaskiem. Musisz przecież postępować zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz normami RODO. Najlepszym rozwiązaniem jest w takiej sytuacji zutylizowanie zbędnych materiałów w dobrej jakości niszczarce albo przekazane ich profesjonalnej firmie zajmującej się niszczeniem dokumentów i nośników danych.

Czyste biurko, czyste sumienie

Znasz ten moment, kiedy intensywnie zajmujesz się jakąś sprawą? Sterty dokumentów zalewają Twoje biurko, cały czas wpatrujesz się w monitor, jesteś tak skupiony na pracy, że ledwie dostrzegasz, co dzieje się w biurze wokół Ciebie. Dzwoni telefon – pilne spotkanie. Zamykasz naprędce komputer i w pośpiechu wychodzisz z biura. Błąd. Nigdy nie powinieneś nawet na chwilę zostawiać na biurku dokumentów, szczególnie tych zawierających dane osobowe albo wrażliwe informacje firmy. Przecież nie wiesz, kto będzie miał do nich dostęp podczas Twojej nieobecności! Wyrób w sobie nawyk chowania istotnych dokumentów do zamykanej na klucz szuflady albo szafki. Pamiętaj, czyste biurko to nie tyle kwestia estetyki, co bezpieczeństwa.

W hotelu nie czuj się jak w domu

Nocując w hotelach, często czujemy się bardzo swobodnie i zachowujemy jak u siebie. Nie ma w tym nic złego, pod warunkiem, że odpowiednio zadbamy o bezpieczeństwo sprzętu i ważnych dokumentów. Jeśli nie możesz wziąć ze sobą komputera czy teczek z dokumentacją, pozostaw je w hotelowym sejfie. Laptop możesz również owinąć linką zabezpieczającą. Na co dzień warto pomyśleć o dodatkowym zabezpieczeniu w postaci skomplikowanych haseł do komputera – długi ciąg liter, małe i duże znaki, cyfry. Nigdy nie przyklejaj ich do obudowy sprzętu! Nie ma nic prostszego niż włamanie się do cudzego komputera, kiedy zna się hasło.

Samochód to nie magazyn

Kiedy biegasz z jednego spotkania na drugie, w dodatku po całym mieście, nie chcesz nosić ze sobą laptopa czy różnych plików dokumentów, umów, ofert, które będą Ci potrzebne, ale jeszcze nie teraz. Zostawiasz wszystko w samochodzie, szybko o tym zapominasz i pędzisz w umówione miejsce. To najprostsza droga do utracenia danych. Są ku temu dwie proste przyczyny. Pierwszą z nich jest ryzyko kradzieży. Myślisz, że złodziej wyciągnie Twoje rzeczy, zanim odjedzie w siną dal? A może ktoś nie chce ukraść auta, tylko znajdujący się w nim sprzęt? Lepiej chuchać na zimne i za każdym razem brać ze sobą laptopa i dokumenty. Po drugie – temperatura. Urządzenia elektroniczne: komputery przenośne, telefony komórkowe, aparaty są przystosowane do pracy w określonej temperaturze, znacznie niższej niż ta panująca w zamkniętym aucie, szczególnie przy upalnych dniach. Wobec tego sprzęt może ulec awarii i nie będziesz mógł z niego skorzystać, kiedy naprawdę będziesz go potrzebować.

Pomyśl, zanim powiesz

Rozmowy na tematy biznesowe powinny być prowadzone w bezpiecznych, sprawdzonych pomieszczeniach. Nie zdradzaj nigdy poufnych danych – czy to w trakcie towarzyskiego spotkania w restauracji, czy w autobusie/samochodzie/pociągu/ podczas rozmowy telefonicznej. Nie możesz mieć pewności, kto jest Twoim współpasażerem albo czy ktoś inny nie przysłuchuje się Twojej rozmowie.

Edukuj, pouczaj, kontroluj

Wprowadź do swojej firmy skuteczną politykę bezpieczeństwa. Każdy pracownik powinien znać przepisy postępowania z danymi osobowymi. Kontroluj, czy zatrudnione przez Ciebie osoby prawidłowo postępują z dokumentacją i działają w myśl RODO. Zapewnij im odpowiednie sprzęty do utylizacji dokumentów – niszczarki, szafki do gromadzenia zbędnych materiałów. Jeśli zaś nie dysponujesz odpowiednim zapleczem do niszczenia niepotrzebnych dokumentów, zaufaj specjalistom i zleć utylizację dokumentacji firmie zewnętrznej.