Międzynarodowe regulacje dotyczące niszczenia dokumentów – co warto wiedzieć?
Niszczenie dokumentów musi odbywać się zgodnie z przepisami prawa krajowego, a także europejskiego. Szczególnie wówczas, gdy zawierają one dane osobowe i wrażliwe. Konieczne okazuje się przestrzeganie zasad zapisanych w konkretnych normach i regulacjach. W poniższym artykule opisujemy najważniejsze z nich.
Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – co trzeba wiedzieć?
Dla wielu firm kluczowe okazują się zapisy Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. Szczególną uwagę należy zwrócić na art. 4 pkt 2, który mówi o zbieraniu, przeglądaniu i niszczeniu danych osobowych.
Przepisy jasno wskazują, że muszą być one usuwane w taki sposób, aby nie dało się ich później wykorzystać i żeby nie były zagrożone (np. dostępem dla osób niepowołanych). Co to oznacza w praktyce? Że musisz używać odpowiednich niszczarek. Urządzenia tego typu przygotowywane są zgodnie z konkretnymi klasami bezpieczeństwa, które odpowiadają typom niszczonych dokumentów. Dzięki temu możesz mieć pewność, że ich użycie jest zgodne z prawem.
W przypadku dużej ilości umów, faktur, czy też rachunków warto skorzystać z pomocy specjalistów, a więc firm zajmujących się niszczeniem dokumentów. Nasza oferta obejmuje dokumenty zawierające dane osobowe, dlatego spełniały wszelkie wymagania związane z RODO.
Norma ISO/IEC 21964 – jak wpływa na niszczenie dokumentów?
Przechodzimy do kolejnych regulacji międzynarodowych, które powinny być istotne dla każdej firmy przechowującej ważne dokumenty. Nie tylko te zawierające dane osobowe, ale też wrażliwe i poufne. Zgodnie z normą ISO/IEC 21964 duże znaczenie ma to, na jakim nośniku zostały one zapisane. Opisane są one konkretnymi klasami, które wskazują na zasady usuwania danych i niszczenia samych nośników. Prezentują się one następująco:
- klasa H – dyski twarde,
- klasa E – nośniki elektroniczne (np. pendrive),
- klasa P – papier,
- klasa F – małe nośniki (np. klisze),
- klasa O – nośniki optyczne (płyty CD/DVD),
- klasa T – magnetyczne nośniki (np. dyskietka).
Warto nadmienić, że norma ISO/IEC 21964 opisuje również sam proces niszczenia dokumentów (a także innych nośników), a nawet zawiera ważne informacje na temat urządzeń, które powinny być do tego wykorzystywane. Najistotniejsze są jednak regulacje dotyczące wielkości odpadów (ścinek), jakie zostają po dokumentach w procesie niszczenia. Uzależniona jest ona od klasy tajności.
Międzynarodowa norma DIN 66399 – podstawowe informacje
W końcu przechodzimy do normy DIN 66399, która również opisuje nośniki pod kątem zawartych w nich informacji. Na tej podstawie wymienić możemy 3 klasy tajności:
- klasa I – należą do niej dokumenty wewnętrzne, takie jak notatki,
- klasa II – wskazuje na dokumenty poufne, do których dostęp powinny mieć wyłącznie wybrane osoby. Przykładem mogą być umowy zawierające dane osobowe,
- klasa III – to tak zwane dokumenty tajne, a więc informacjami, których wyciek może doprowadzić do poważnych konsekwencji prawnych lub finansowych. Przykład? Dane finansowe, tajemnice handlowe itd.
Profesjonalne niszczenie dokumentów – gwarancja bezpieczeństwa
Normy międzynarodowe wprowadzają liczne ograniczenia i regulacje, których przestrzeganie jest obowiązkiem każdej firmy. Żeby zatem uniknąć ich naruszenia, a co za tym idzie, potencjalnych strat, warto postawić na współpracę z fachowcami. Nasza firma zajmuje się profesjonalnym niszczeniem dokumentów i innych nośników, takich jak dyski twarde, płyty CD/DVD, czy pendrive’y.
Wszystkie usługi realizujemy zgodnie z obowiązującymi przepisami, dlatego nie musisz się niczym martwić. Wystarczy, że przygotujesz dokumenty przeznaczone do niszczenia, a my zajmiemy się resztą.