Jak bezpiecznie chronić dane osobowe?
Do przetwarzania naszych danych osobowych dochodzi częściej, niż się nam wydaje. Wciąż legitymujemy się dowodem osobistym kurierowi i recepcjoniście w hotelu, podajemy swoje pełne dane podczas zakupów w sklepach internetowych, wyrażając szereg zgód marketingowych na ich przetwarzanie i udostępnianie, chętnie wrzucamy zdjęcia na portale społecznościowe, a na smartfonach instalujemy przydatne aplikacje, które żądają dostępu do naszych kontaktów czy lokalizacji. I niby wszystko w porządku, bo to normalne działania w dzisiejszych czasach. Wszyscy tak robią, więc nie ma powodu do obaw. Ale czy na pewno?
Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie
Dane osobowe to każda informacja pozwalająca na określenie tożsamości konkretnej osoby fizycznej. Samo imię i nazwisko nie stanowi danych osobowych, gdyż istnieje mnóstwo osób nazywających się tak samo. Co innego, gdy imię i nazwisko zestawimy z nazwą firmy, w której pracuje dana osoba lub z adresem jej zamieszkania czy numerem telefonu. Z kolei poprzez przetwarzanie danych osobowych powinniśmy rozumieć każdą operację wykonywaną na danych osobowych tj. wytwarzanie, gromadzenie, przeglądanie, modyfikowanie, opracowywanie, usuwanie, czy ich niszczenie.
Uważaj komu i w jakim celu udostępniasz swoje dane
Okazanie dowodu osobistego w celu weryfikacji tożsamości to zjawisko powszechne. Nie ma w nim nic złego, jeśli ktoś nie żąda od Ciebie kserokopii dokumentu albo pozostawienia go w zastaw. Jeszcze kilka lat temu mogliśmy się spotkać z takimi roszczeniami choćby podczas wypożyczania sprzętu wodnego czy narciarskiego. Pamiętaj jednak, że nigdy nie masz pewności, jak zostaną wykorzystane Twoje dane przez osobę, której powierzasz dokument. Obecnie kserokopia dowodu osobistego wystarczy, aby wziąć szybką pożyczkę czy dokonać zakupów na raty, a ze spłatą zaciągniętych zobowiązań przyjdzie się mierzyć Tobie, a nie złodziejowi. W przypadku, kiedy zgubisz dokumenty, nie wahaj się zgłosić sprawy na policję i w banku. Zastrzeż swoje karty płatnicze i unieważnij dokumenty – nigdy nie możesz mieć pewności, czy znalazca okaże się osobą uczciwą.
Do wyłudzenia danych może dojść także przez telefon. Liczne oferty telemarketerów są zjawiskiem dobrze znanym właściwie każdemu posiadaczowi numeru prywatnego. Bądź ostrożny w takich przypadkach, pamiętaj aby zweryfikować dzwoniącą osobę, nigdy nie podawaj numeru PESEL, numeru dokumentów, czy też innych poufnych informacji. Podobnie rzecz się ma z osobami pukającymi do Twoich drzwi czy to z policji, czy z zakładu energetycznego. Nie wahaj się zażądać okazania legitymacji przed przystąpieniem do jakichkolwiek czynności, a gdy taka osoba nadal budzi podejrzana, zawsze możesz ją sprawdzić, dzwoniąc do placówki, za której pracownika się podaje.
Kradzież tożsamości w sieci
Wszystko, co robisz w Internecie, zostawia swój ślad. Nie daj się ponieść złudzeniu, że w sieci wszyscy jesteśmy anonimowi, gdyż wcale tak nie jest. Kradzież danych osobowych poprzez działania hakerów jest na porządku dziennym. Często do takich sytuacji dochodzi poprzez własne zaniedbania, a wystarczyłoby trochę ostrożności, aby temu zapobiec. Maksymalizuj swoje bezpieczeństwo poprzez kilka złotych zasad: posiadaj różne hasła i zmieniaj je co jakiś czas; unikaj publicznego wifi podczas logowania się do kont bankowych; tam, gdzie to możliwe zastosuj dwustopniowe logowanie; miej zainstalowanego zaktualizowanego antywirusa i system operacyjny; nie podawaj danych wrażliwych ani numeru telefonu na ogólnie dostępnych stronach; zwracaj uwagę, czy portale i konta, do których się logujesz posiadają szyfrowane połączenia; zmień ustawienia prywatności na portalach społecznościowych, aby mieć kontrolę nad osobami przeglądającymi Twój profil; nie otwieraj załączników niewiadomego pochodzenia oraz unikaj podejrzanych stron.
Ochrona danych osobowych w firmie
Podstawowym krokiem do zadbania o bezpieczeństwo danych w firmie jest audyt mający na celu określenie, jak chronione są przetwarzane dane osobowe. W wyniku audytu następuje określenie, kto i w jakim celu ma dostęp do danych poprzez sprawdzenie stanu organizacyjnego, prawnego i technicznego firmy. Dzięki audytowi można ściśle określić politykę bezpieczeństwa, poprawić wszelkie niedociągnięcia lub wprowadzić zmiany tam, gdzie jest konieczne. Kolejną ważną czynnością jest edukowanie swoich pracowników. Wiedza to podstawa. Pilnuj przestrzegania standardów w tym zakresie, ale i dbaj o to, aby procedury były możliwe do wykonania – np. nie wymagaj niszczenia dokumentacji, jeśli nie wyposażyłeś pracowników w niszczarki. Inaczej papiery zawierające wrażliwe czy poufne dane Twojej firmy mogą po prostu wylądować w koszu. Pamiętaj, że w myśl RODO przechowywanie danych osobowych nie powinno odbywać się przez okres dłuższy, niż jest to konieczne, a po jego upływie dane powinny zostać bezwzględnie zniszczone zgodnie z obowiązującymi normami. Jeśli nie masz zaplecza technicznego, aby przeprowadzić taką operację, skorzystaj z naszej pomocy – firmy profesjonalnie niszczącej dokumenty. Jako przedsiębiorstwo z długoletnim stażem i bogatym doświadczeniem zutylizujemy Twoją dokumentację w sposób zgodny z obowiązującymi normami. Na wszystko dostaniesz odpowiednie zaświadczenia, a także nagrania z procesu niszczenia. Oferujemy ponadto możliwość uczestniczenia w całej procedurze. Pozostajemy do Twojej dyspozycji. Pamiętaj, chroń informacje dotyczące Ciebe, Twoich pracowników i kontrahentów!