Gromadzenie dokumentów do niszczenia – poznaj sprawdzone sposoby
Nie tylko utylizacja dokumentów firmowych jest uregulowana w przepisach prawnych. Należy pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi w Polsce normami i RODO należy zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Zasada ta dotyczy dokumentów papierowych zawierających dane wrażliwe i poufne oraz akt osobowych. Do tego celu nadają się szafki na dokumenty zgodne z RODO bądź też łatwe do otwierania i zamykania pojemniki.
Jak należycie zabezpieczać dokumenty firmowe przeznaczone do utylizacji?
Zabezpieczenie dokumentów firmowych, bez względu na profil ich działalności, wymaga przechowywania ich zgodnie z wymogami prawnymi. Bardzo ważną kwestią jest także sukcesywne gromadzenie dokumentów do niszczenia w jednym, ustalonym odgórnie miejscu w danej firmie. Nie ma potrzeby wyznaczać do tego celu osobnego pomieszczenia, wystarczy znaleźć miejsce na szafki na dokumenty zgodne z RODO. To produkty dostępne w ofercie naszej firmy, także w usłudze abonamentowej. W ramach niszczenia dokumentów firmowych osoby, które cyklicznie wytwarzają sporą ilość dokumentów zawierających poufne dane, w tym notatki pracownicze, wydruki, kserokopie czy codzienną korespondencję, mogą składować je w szafkach na dokumenty, które dostarczymy do wybranego przez klienta miejsca. To sposób na sukcesywne usuwanie niepotrzebnych dokumentów papierowych, które zawierają dane osobowe. Cały ten proces odbywa się zgodnie z założeniami RODO, co eliminuje ryzyko nałożenia na właściciela przedsiębiorstwa sankcji.
Szafki zgodne z RODO przeznaczone do składowania dokumentacji firmowej
Nowoczesne, estetyczne i łatwe do transportowania szafki zgodne z RODO, przeznaczone do gromadzenia dokumentów firmowych do utylizacji, są wyposażone w specjalnie dobrane otwory wrzutowe. Zapobiega to wyjęciu znajdujących się w nich dokumentów przez osoby nieupoważnione. Pozwala to na zabezpieczenie akt osobowych, dokumentów ścisłego zarachowania czy innej dokumentacji zawierającej wrażliwe lub poufne dane. Wspomniane wyżej szafki do gromadzenia dokumentów firmowych zgodne z RODO, po zapełnieniu, można przygotować do transportu powierzonego naszej firmie. Oferujemy także pakiet, w którym znajduje się opcja wypożyczenia pojemników transportowych na dokumenty firmowe, które mogą być bardzo przydatne w trakcie przeprowadzki, zmiany siedziby firmy bądź też remontu budynku należącego do danego przedsiębiorstwa. Pojemniki transportowe na dokumenty firmowe do utylizacji służą do gromadzenia nie tylko niepotrzebnych materiałów, ale również ich bezpiecznego przewożenia w dowolnie wybrane miejsce o każdej porze roku.
Składowanie dokumentów firmowych przeznaczonych do utylizacji w specjalnie dobranych pojemnikach, odpornych na czynniki zewnętrzne
Niszczenie dokumentów zgodne z RODO wymaga, aby przechowywać je w specjalnie dobranych pojemnikach, zgodnych z RODO. To konstrukcje, które są specjalistycznymi pojemnikami na dokumenty do utylizacji, wykonanymi z nowoczesnego tworzywa HDPE. Jest ono odporne na działanie szeregu czynników zewnętrznych, między innymi promieniowania słonecznego, opadów kwaśnego deszczu, a także gwałtownych zmian temperatury powietrza. Ponadto dostępne w ofercie w naszej firmy pojemniki na dokumenty do utylizacji nie ulegają uszkodzeniu pod wpływem działania kwasów, alkohol i benzyny ekstrakcyjnej bądź też silnych podmuchów wiatru czy intensywnych opadów deszczu i śniegu. Wpływa to na poziom zabezpieczenia znajdujących się w nich dokumentów firmowych do utylizacji. Wyżej wymienione pojemniki mają na pokrywach inteligentny wlot papieru. Różni się on od standardowych komór, ponieważ zasłania zawartość wnętrza w taki sposób, aby nie było możliwe zidentyfikowanie, co zawiera pojemnik na dokumenty do utylizacji zgodny z RODO. Pozwala to na składowanie w nim akt osobowych, a także dokumentów ścisłego zarachowania, dotyczących działalności danej firmy. Proponowane przez nas pojemniki na dokumenty do utylizacji wyróżniają się bardzo niską wagą. Są one wyposażone w specjalnie dobrane kółka, co pozwala na wygodne przemieszczanie ich z jednego miejsca do drugiego, a także bezproblemowe transportowanie.
Zgodne z przepisami prawa gromadzenie dokumentacji firmowej przeznaczonej do zniszczenia wymaga zastosowania odpowiednio dobranych pojemników bądź też szafek na dokumenty zgodnych z RODO. To konstrukcje nowoczesne, bezpieczne, komfortowe w użytkowaniu i przede wszystkim całkowicie utrudniające dostęp do akt i dokumentów osobom nieupoważnionym.