Czy warto samodzielnie niszczyć dokumenty? Rozważamy wszystkie za i przeciw
Niszczenie dokumentów jest obecnie procesem, na który zwraca się bardzo dużą uwagę. Od pewnego czasu zauważono, że kradzież danych lub naruszenie ich bezpieczeństwa może mieć miejsce na każdym etapie gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych, również w procesie ich niszczenia. Dlatego też każda firma i administrator danych osobowych musi zadbać, aby niszczenie dokumentów odbywało się w sposób gwarantujący bezpieczeństwo danych osobowych. Niektóre firmy decydują się na samodzielne niszczenie dokumentów. Jednak czy to rzeczywiście jest opłacalne?
Bezpieczne niszczenie dokumentów — o czym należy pamiętać
Nie ulega wątpliwości, że ochrona danych osobowych klientów, kontrahentów i pracowników jest niebywale ważna. Za to zadanie w każdej firmie odpowiada specjalnie powołany administrator danych. To do jego obowiązków należy dbałość o zapewnienie środków i procedur do ochrony danych osobowych na każdym etapie pracy z nimi.
Często wydaje nam się, że jeżeli jakieś dane straciły ważność lub użyteczność w naszej firmie i przeznaczone są do zniszczenia, to nie wymagają już ochrony. Nic bardziej mylnego. Dane osobowe należy chronić na każdym etapie, również w oczekiwaniu na zniszczenie i podczas samego procesu niszczenia. Naruszenie bezpieczeństwa danych jest nie tylko szkodliwe i niebezpieczne, ale również surowo karane przez prawo. Dlatego tak dużą uwagę przykłada się do bezpiecznego niszczenia dokumentów.
Bezpiecznie to znaczy jak? Przede wszystkim dokumenty oczekujące na zniszczenie powinny być odpowiednio zabezpieczone i chronione przed dostępem osób nieuprawnionych. Dodatkowo, zniszczenie dokumentu zawierającego dane osobowe powinno być trwałe i wykonane w sposób, który uniemożliwia odzyskanie danych. W przypadku nośników cyfrowych i dokumentów elektronicznych należy całkowicie zniszczyć nośnik, na którym są lub były zapisane dane, bo tylko to gwarantuje całkowite bezpieczeństwo ich zniszczenia. Cały proces i wszystkie jego etapy sprawiają, że wydaje się to dość skomplikowane i trudne organizacyjne. Czy tak jest w istocie? Czy lepiej niszczyć dokumenty samodzielnie wewnątrz struktur firmy, czy zlecić to zadanie fachowcom? Jak będzie bezpieczniej?
Czy warto samodzielnie niszczyć dokumenty?
Samodzielne niszczenie dokumentów może być wygodne i opłacalne pod warunkiem, że ilość dokumentów przeznaczonych do zniszczenia jest niewielka i są to wyłącznie dokumenty papierowe. Trzeba jednak pamiętać o zaopatrzeniu firmy w odpowiednią niszczarkę, której klasa bezpieczeństwa dostosowana jest do naszych potrzeb. Niezbędne jest także opracowanie procedur, które zapewnią bezpieczeństwo niszczonych dokumentów. Najlepiej, aby odpowiedzialny był za to jeden pracownik, gdyż znacznie minimalizuje to ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych. Ponadto, dokumenty przeznaczone do niszczenia powinny być przechowywane z pełną dbałością o ochronę danych osobowych.
Dlaczego zlecenie niszczenia dokumentów profesjonalnej firmie może okazać się korzystne?
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na outsourcing niszczenia dokumentów, czyli oddelegowanie tego zadania poza struktury firmy. Rozwiązanie to jest szczególnie korzystne, kiedy w naszej firmie regularnie dezaktualizuje się bardzo dużo dokumentów. Dodatkowo jest to najlepsza możliwa opcja, jeżeli działamy zarówno na dokumentach papierowych, jak i elektronicznych.
Prawidłowe i bezpieczne niszczenie nośników cyfrowych jest zdecydowanie zadaniem dla fachowców i lepiej nie podejmować się go samodzielnie bez odpowiedniego przeszkolenia i profesjonalnego sprzętu. Firma kompleksowo zajmująca się niszczeniem dokumentów zadba zarówno o ich bezpieczne przechowywanie, jak i niszczenie oraz utylizację. Jest to najlepsza, najpewniejsza, ale także najwygodniejsza metoda bezpiecznego pozbywania się niepotrzebnych dokumentów z przedsiębiorstwa.