Firma niszcząca dokumenty – oszczędność czasu i pieniędzy

Wraz z upływem czasu wytwarzamy coraz więcej dokumentów – czy to w formie papierowej, czy elektronicznej. Każde przedsiębiorstwo boryka się z problem narastającej dokumentacji wewnętrznej oraz jej organizacją. Przechowywanie, udostępnianie, zabezpieczanie, archiwizacja, a nawet niszczenie dokumentów rządzą się swoimi prawami. W Polsce powyższe kwestie reguluje szereg ustaw oraz norm. Nie ma co ukrywać, że niektóre z nich, zwłaszcza te dotyczące przechowywania i niszczenia, narażają naszą działalność na generowanie stałych kosztów. Dokumenty muszą być przechowywane we właściwy sposób i przez należyty okres czasu, po którym bezzwłocznie musimy je zutylizować. Nie jesteśmy w stanie ominąć tych czynności, ale czy da się w jakiś sposób obniżyć ich koszty?

Obecnie na rynku nie brakuje firm zewnętrznych podejmujących się usług związanych z archiwizacją, porządkowaniem, czy też niszczeniem dokumentów i nośników informacji. Choć głównym czynnikiem szukania rozwiązań outsourcingowych dla każdego przedsiębiorcy pozostają kwestie materialne, ma to także inne zalety. Dzięki zatrudnieniu specjalisty w danej dziedzinie zaoszczędzisz swój czas oraz powierzchnię biurową, a także wdrożysz procedury bezpieczeństwa przy obiegu i przetwarzaniu dokumentacji. Prześledźmy szereg korzyści, które daje zatrudnienie profesjonalistów.

Bezpieczeństwo

Stawiając na firmę zewnętrzna, wybierasz bezpieczeństwo. Większość firm działających w branży archiwizacji i niszczenia dokumentów to specjaliści. Fachowcy charakteryzują się własnymi procedurami bezpieczeństwa, które wraz ze świadczonymi usługami zostaną wdrożone w Twojej firmie. Bezpieczne szafki na dokumenty, potwierdzenia przejęcia i zniszczenia dokumentacji, monitoring na każdym etapie to dopiero początek. Najważniejsze jest to, że wszystko odbywa się zgodnie z prawem i zastosowaniem obowiązujących norm. Wybierając dostawcę usług, masz pewność, że Twoje dokumenty będą magazynowane i archiwizowane w odpowiedni sposób, a w przypadku niszczenia, że odbędzie się ono w sposób uniemożliwiający dostęp do Twoich informacji osobom niepowołanym.

Maksymalizacja wydajności

Przenosząc część procesów związanych z archiwizacją i niszczeniem dokumentacji na firmę zewnętrzną, zyskujesz nie tylko czas, który możesz poświęcić na rozwój swojego przedsiębiorstwa. Zamawiasz usługę, która zostanie wykonana poza czasem pracy Twoich pracowników. W ten sposób pozwolisz im się skupić na tym, co naprawdę ważne, zwiększając ich efektywność.

Minimalizacja powierzchni

Stosy papierów, segregatorów i teczek – tak wygląda rzeczywistość biurowa. Niestety, gdzieś to wszystko trzeba pomieścić, a powierzchnia biurowo-magazynowa jest kolejnym obciążeniem dla budżetu Twojej firmy. Możesz samodzielnie zajmować się archiwizacją, pamiętaj jednak, że powierzchnie do magazynowania dokumentów podlegają licznym restrykcjom. Mali i średni przedsiębiorcy często w celu oszczędności decydują się na wyznaczenie archiwów zakładowych w miejscach, których nie da się zagospodarować dla ludzi. Niejednokrotnie są to nieogrzewane, a przez to zawilgocone przestrzenie. Taki stan rzeczy wpływa znacząco na „żywotność” dokumentacji, której czas przechowywania, w zależności od rodzaju, ściśle regulują ustawy. Z kolei większe firmy, decydują się na wynajmowanie powierzchni, jednak sprawy logistyczne nie należą również do tanich, a czynnik ludzki może doprowadzić do zagubienia się ważnych dokumentów podczas transportu. Zlecając archiwizację lub transport firmie zewnętrznej masz pewność, że dzięki wykwalifikowanej kadrze pracowniczej, doświadczeniu i przestrzeganiu procedur bezpieczeństwa dokumentacja Twojego przedsiębiorstwa będzie bezpieczna.

Małe i duże oszczędności

Twierdzisz, że ponosisz niewielkie koszty i straty w związku z samodzielnym niszczeniem i przechowywaniem dokumentacji? Być może masz rację, jednak kalkulacja kosztów jest jednoznaczna i tak naprawdę wychodzi na korzyść firm outsourcingowych. Czy zastanawiałeś się, ile na starcie kosztował Cię zakup niszczarki spełniającej wymagane obecnie normy? Jak często trzeba ją serwisować? Jaki jest jej czas pracy i wytrzymałość przy codziennym użytkowaniu? I w końcu ile czasu potrzeba, aby zniszczyć dzienną porcję niepotrzebnych dokumentów? A co z utylizacją, wywozem śmieci i zużywaną energią? Co z czasem, który na wykonanie tych czynności tracą Twoi pracownicy?